Distriktsbestyrelsesmøde 05.05.2026 hos BAL

Referat D1 bestyrelsesmøde 05.05.2026

Deltagende best. medl:                                    Birgitte Kronborg, Jeanette Strands, Ida Leth, Per Frid Nielsen, Dorte Kruuse Larsen

Deltagende best. supp:                                    Henriett Lörencz, Julie Bjerg Hynne

Afbud best. medl:                                            Louise Andersen og Cecilie Pedersen

Referent:                                                         Birgitte Kronborg (BK)

Dagsorden:                               

1. Forretningsorden
2. Skildpadde til online møder (distriktsråd)
3. Sekretærposten
4. Stævner
5. Datoer for kommende bestyrelsesmøder
6. Eventuelt

Referat:

1. Forretningsorden

BK gennemgik punkter i forretningsorden, der skulle fokus på og evt revideres:

• 1 Distriktsråd. Vi blev enige om formuleringen: Derudover afholdes 2-4 distriktsråd fordelt over året.
• 3 Mødeindkaldselse: Stk. 1 Teksten ændres til: Bestyrelsesmøder indkaldes af sekretæren i samråd med formanden.

    Stk. 3 Teksten ændres til: Ethvert medlem kan forlange et punkt optaget på dagsordenen ved at give meddelelse til formanden             senest 5 dage før mødets afholdelse.

• 10 Habilitet: Vi gennemgik reglerne vedr. særlig personlig interesse og medlemskab af en bestyrelse i en klub.
• 11 Tavshedspligt: Vi noterede os forretningsordenens bestemmelse om tavshedspligt.
• 18 Funktionsområder: BK opfordrede (jf. formandens funktionsområder) til overholdelse af, at vi sørger for en respektfuld                     afvikling af både bestyrelsesmøder og rådsmøder og at evt. feedback til et bestyrelsesmedlems indsats foregår internt i                       bestyrelsen        – når bestyrelsesmedlemmet er til stede.

     Mht kurser og arrangementer skriver vi til klubberne, at de kan booke en konsultent (Louise/Ida) (måske 2?) til hjælp til                     stævneplanlægning.

2. Skildpadde til online møder (distriktsråd)

BK kigger på indkøb af skildpadde og sender forslag til bestyrelsen

3. Sekretærposten

Ingen ønsker at påtage sig sekretærfunkitionen. Vi aftalte følgende for nuværende:

• BK eller CP skriver referater. Vi undersøger, om teams/copilot eller lignende kan bruges til at optage møderne og efterfølgende              udarbejde referat
• Indkaldelser til bestyrelsesmøder og distriktsråd tar vi fælles ansvar for og husker hinanden på. PT indkalder BK til                              bestyrelsesmøder. JS udsender indkaldelser, referater mm til klubberne. Vi tar fælles ansvar for at holde styr på afbud mm til                møder.
• BK undersøger digitale arkiveringsmuligheder for referater mm.

4. Stævner

Vi gennemgik de mange input fra årsmødet 28/4-2026 og nåede til enighed om følgende:

• Vi begrænser ikke antallet af stævner – klubberne må bedømme, om deres terminer er realistiske mht starter. I den forbindelse
• Weekend før et B-stævne gir normalt begrænsede startende, da B-stævner typisk kører torsdag-søndag
• Hvis 2 klubber har stævner på samme termin, skal de indbyrdes aftale klasser når de laver propositioner
• Vi opfordrer til at holde ponyindskud lave
• Vi ønsker klubbernes opbakning til igen at forsøge at få C-dommere godkendt til MB0 klubklasser
• Vi tester 1/6-20256 Cecilies forslag om møde med C-stævne arrangører for halvåret oktober-marts. Hvis det er en succes, tager          Cecilie og Louise det op med D2-5 koordinatorerne, om vi skal forsøge til januar med C-stævnearrangører D1-5.
• BK tar med til DISU at distriktsmesterskabsudelukkelser skal køre på ekvipager isf rytter
• Nye C-stævnearrangører skal hjælpes med at vælge termin og vide, at det tar en indkøringstid, før man er kendt som god C-                arrangør
• BK havde kigget på nogle tal omkring B/C-stævner:

• • Cecilie og Louise ser på D4’s google sheet mht at klubberne selv lægger ønskede stævneterminer ind – om vi kan bruge en D1              version af det:

5. Datoer for kommende bestyrelsesmøder:

1/6-2026                     D 1 stævnekoordinering C-stævne arrangører okt 2026 – marts 2027. Klubber indkaldes

9/6-2026                     D 1-5 stævnekoordinering. Kun stævnekoordinatorer

18/6-2026                   Distriktsråd

D1 stævnekoordinering D-stævner oktober 2026 – marts 2027

1/10-2026                   Bestyrelsesmøde

3/1-2027?                    D1-5 stævnekoordinering C-stævner – evt med C-stævneklubber Distrikt 1-5 (ikke aftalt i koordinatorgruppen)

12/1-2027                   Bestyrelsesmøde hos Git (nytårskur)

28/1-2027                   Distriktsråd

                                        D1 stævnekoordinering D-stævner april-oktober 2027

1/4-2027                      Bestyrelsesmøde

27/4-2027                   Årsmøde

Vi aftalte mulighed for online møde mht. reglementsforslag 2026 (ca. juli 2026), distriktsmesterskabsregler 2027 (ca februar 2027) og årets frivillige + årets klub (hvis ikke på bestyrelsesmøde 1/4-2027)

6. Eventuelt:                   JS ser, om hun kan få liv i distriktets gamle Dell laptop til onlinemøder.